GRAFICOS ESPECIALES PARA MOSTRAR INDICADORES

En el mundo empresarial son fundamentales los indicadores, también conocidos como KPI’s para decidir el rumbo de la empresa. Los gráficos son una inestimable ayuda para ello, pues facilitan al usuario la transición entre el “conocimiento” y la “toma de decisiones”.

Los gráficos que tiene Excel son: de columnas, barras, líneas, circulares, de dispersión, área, etc. Pero también podemos combinar éstos gráficos con formas y con ciertos cálculos con fórmulas matemáticas y funciones de Excel para obtener gráficos especiales que nos interpretarán mejor los indicadores. Realmente Excel nos sorprende con la cantidad de variantes en gráficos que se puede crear con él, entre tantos podemos nombrar los siguientes:

GRAFICO TIPO VELOCÍMETRO: Un ejemplo de tipo de gráfico que ayuda a interpretar correctamente y de un vistazo el conocimiento que se infiere a la información, es el gráfico de tipo velocímetro. Se trata de un gráfico que compara dos magnitudes, una de las cuales representa un objetivo a alcanzar y la otra el valor realmente conseguido hasta el momento. Existen varios diseños como el que tiene un dial lineal y el que tiene un dial circular.

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GRAFICO TIPO TERMÓMETRO:  Este tipo de gráficos nos permiten visualizar fácilmente indicadores de cumplimiento, medir el alcance que se obtuvo en los presupuestos diseñados en el área de ventas, costos, contabilidad compras etc., ofreciéndonos una percepción gráfica muy rápida de la situación que se tiene.

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GRAFICO TIPO ECUALIZADOR: Este tipo de gráficos nos permiten comparar valores actuales y las metas u objetivos trazadas, como por ejemplo volúmenes de ventas mensuales, semanales, etc. 

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GRAFICO TIPO SEMAFORO: Estos gráficos nos dan una alarma visual y rápida sobre el estado actual de la empresa en base a un objetivo trazado. Nos indican con tres colores verde, amarillo y rojo si el indicador analizado esta por encima de la meta, esta dentro de la meta o por debajo de ella.

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La aplicación más importante de estos gráficos es para el diseño de Tableros de mandos, Dashboards y Balanced Scorecard como parte del Plan Estratégico de la empresa.

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LA FUNCIÓN BUSCARV EN EXCEL

La función BUSCARV es una de las funciones más utilizadas en Excel y pertenece a la categoría de funciones de búsqueda y referencia. Esta función nos permite hacer una búsqueda de un valor dentro de la primera columna de un rango de datos.

Su sintaxis es la siguiente:

=BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_columna,[ordenado])

A continuación haremos una revisión detallada de cada uno de sus argumentos.

Argumentos de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene cuatro argumentos, los primeros tres son obligatorios y el último es opcional. Para poder hacer un buen uso de la función debemos tener bien claro sobre el significado de cada argumento.

Valor_buscado: Como primer argumento de la función BUSCARV debemos indicar el valor que estamos buscando. Ya sea que proporcionamos el valor directamente o colocamos una referencia de celda en donde se encuentra el valor.

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Debemos tener en cuenta que el valor del primer argumento de la función será buscado siempre en la primera columna de la tabla de datos. No es posible buscar en una columna diferente que no sea la primera columna.

Matriz_buscar_en: El segundo argumento de la función indica la totalidad del rango que contiene los datos. En este rango es importante asegurase de incluir la columna que vamos a necesitar como resultado.

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Si la tabla tiene encabezados, lo más recomendable es excluirlos del rango para evitar que la función considere a los títulos dentro de la búsqueda.

Indicador_columna: El tercer argumento indica la columna que deseamos obtener como resultado:

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[Ordenado]: El último argumento de la función es opcional, pero si no proporcionamos un valor, la función BUSCARV hará una búsqueda aproximada. Para que la función realice una búsqueda exacta debemos colocar el valor FALSO o cero (0) y obtendremos como resultado el valor de la columna que hayamos indicado.

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En esta imagen se puede ver que la función BUSCARV encuentra el valor “BR” en la primera columna pero nos devolverá el valor de la tercera columna tal como lo indicamos en los argumentos de la función. Si la función BUSCARV no encuentra el valor en la columna uno, devolverá el error #N/A.

LAS FUNCIONES SUMA , SUMAR.SI Y SUMAR.SI.CONJUNTO EN EXCEL

En la hoja de cálculo Excel la función más usada es la SUMA, que permite sumar uno o varios rangos de celdas. Pero además de la SUMA, Excel cuenta con otras dos funciones más que permiten sumar celdas que cumplen uno o varios criterios que nos servirán para construir tablas resumen.

1. SUMA

La función SUMA permite sumar todas las celdas de un rango, por defecto Excel selecciona las celdas que se encuentran por encima o a la izquierda de la celda activa. Se puede ejecutar directamente con el símbolo Σ llamado autosuma.

Si los rangos a sumar son más de uno, y se encuentran en distintas áreas de la hoja, se seleccionan con la tecla CTRL sin dejar de apretar la tecla cada vez que se selecciona un rango nuevo.

Si las celdas que se desean sumar están en otra hoja, una vez seleccionadas pulsar INTRO, de esta forma Excel devuelve el resultado a la celda de la que partíamos.

2. SUMAR.SI

La función SUMAR.SI suma los valores de un rango que cumplen un determinado criterio o condición. La sintaxis es la siguiente:

=SUMAR.SI( rango, criterio, rango_suma )

Rango: es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina qué celdas se van a sumar. Siempre va entre comillas,

Rango_suma: son las celdas que se van a sumar. Si el rango de la suma coincide con el rango de evaluación se puede omitir.

Veamos algunos ejemplos:

1. En la siguiente hoja se suman las cantidades correspondientes a los productos A y B. Los resultados son 34 y 24 respectivamente.

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  • El rango de celdas que se evalúa es A1:A5.
  • El criterio o condición es el texto “Producto A” y “Producto B”.
  • Rango_suma son las celdas que se van a sumar, en este caso es el rango B1:B5.

2. La siguiente hoja muestra el número de cajas que han entrado en un almacén en marzo. Se necesita averiguar a cuanto asciende la suma de entradas superiores a 150 unidades.

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  • El rango de celdas que se evalúa es B2:B14.
  • El criterio o condición es que la cantidad sea superior a 150: “>150″.
  • Rango_suma son las celdas que se van a sumar, en este caso el rango suma coincide con el rango de evaluación, por eso motivo se omite.

3. SUMAR.SI.CONJUNTO

La función SUMAR.SI.CONJUNTO permite sumar los valores de un rango que cumplen varias condiciones o criterios. La sintaxis correcta es la siguiente:

=SUMAR.SI.CONJUNTO( rango_suma, rango criterios 1, criterio1, rango criterios 2, criterio2, …… )

Rango_suma: son las celdas que se van a sumar. Es obligatorio ponerlo, aunque coincida con el rango de criterios.

Rango criterios 1: es el primer rango de celdas que desea evaluar.

Criterio 1: es el primer criterio en forma de número, expresión o texto, que determina qué celdas se van a sumar. Siempre va entre comillas.

Se pueden especificar hasta 127 rangos de criterios con sus correspondientes condiciones.

El siguiente ejemplo muestra la suma total de entradas en el almacén comprendidas entre 100 y 350 unidades.

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