En ésta oportunidad veremos una plantilla en Excel y procedimientos con macros y VBA muy útil e importante para cualquier empresa, la cual permitirá tener un mejor Control de las existencias. Saber cuanto se tiene de cada producto es importante, por eso la plantilla considera el inventario inicial, las entradas, salidas y el stock final en una fecha determinada. Todo éste proceso puede ayudar a reducir costos, acelerar el cumplimiento con los clientes y evitar fraudes.

El control de inventario es importante para mantener el balance correcto de las existencias en los almacenes y eso evita perder una venta por no haber suficiente inventario para completar un pedido lo cual  llevaría a los clientes a buscar otros proveedores. Al tener control sobre el inventario, se puede brindar un mejor servicio al cliente y ayudará a comprender mejor y en tiempo real lo que se vende y lo que no.

A continuación explicaré como funciona la plantilla:

  1. La primera hoja tiene un Menú para navegar por las demás hojas de la plantilla: Lista de productos, Registro de ingresos, Registro de salidas, Movimientos de productos y Kardex valorizado.Control 01
  2. En la Lista de productos se tiene las características principales de cada producto: Familia, Descripción, Unidad, Costo unitario, Inventario inicial, Stock mínimo y Días de caducidad para productos perecibles. En la esquina superior derecha tiene un botón para regresar al Menú de inicio.Control 02
  3. El Registro de ingresos de productos consta de un formulario principal donde se deben colocar los datos de fecha de ingreso, los documentos del ingreso del producto (Guia de remisión y Orden de compra) , la fecha de registro que es la fecha actual (función HOY) y los datos principales del producto. La descripción del producto tiene una validación de datos tipo lista con los productos del maestro de productos, los demás datos están relacionados por medio de la funcion BUSCARV, la cantidad se debe colocar de forma manual. Con el botón ADICIONAR se puede puede agregar varios productos en una misma fecha y con los mismos documentos de ingreso. Una vez ingresados los productos se debe presionar el botón INGRESAR A MOVIMIENTOS para hacer un seguimiento de entradas.Control 03
  4. El Registro de ventas funciona exactamente igual al Registro de ingresos, se debe seguir el mismo procedimiento de ingresar los datos, adicionar los registros de salidas e ingresar los movimientos a la hoja de Movimientos de productos. Para las salidas hay dos restricciones importantes, no se puede sacar productos del almacén si no hay suficiente stock para vender o el stock mínimo es menor al stock actual.Control 04
  5. Cuando se presiona el botón de INGRESAR A MOVIMIENTOS, tanto en el Registro de entradas como el de salidas, las cantidades se registran en la hoja de Movimientos y a la vez se van adicionando y/o descontando respectivamente en la hoja de Kardex. En el Kardex veremos en la 4 últimas columnas los Ingresos, las Salidas que ingresamos en los movimientos, el stock actual que se calcula con la fórmula Stock Actual = Stock Inicial + Ingreso – Salida y el Stock Valorizado que es el producto de Stock Actual con el Costo Unitario.Control 05

Considerar que ésta es una plantilla que servirá para cada Inventario físico de productos, significa que hay que guardar la plantilla vacía y se debe crear una copia en donde se hará todo el procedimiento descrito en los puntos anteriores hasta el próximo Inventario físico y así sucesivamente.

Entonces eso es todo, puedes descargar el archivo de Excel aquí abajo, hasta una próxima entrada.