Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las herramientas que más usuarios de Excel no usan o no lo usan correctamente. .
Las tablas dinámicas permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar los diferentes campos que formarán parte del reporte. Si todavía no lo usas, posiblemente estas perdiendo mucho tiempo en hacer reportes tediosos, cuando fácilmente se podrían hacer usando las tan prácticas Tablas Dinámicas.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinámicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. Realmente si nos ponemos a comparar, las funciones son más complicadas de entender que una Tablas dinámica, con lo que no quiero decir que las Tablas dinámicas reemplazan en su totalidad a las funciones, si no que dichas Tablas permiten con mucha más rapidez la presentación de un reporte o informe.
Como crear una Tabla Dinámica
Para la creación de una Tablas dinámica necesitamos una información en forma de Tabla o Base de datos es decir con un encabezado de títulos en la fila superior y con datos en celdas únicas, no se permiten celdas combinadas por ningún motivo. Un ejemplo puede ser como en la imagen:
Las Tablas dinámicas para armar un informe reconoce dos conceptos importantes dentro de la información: Campos (columnas del rango, tabla o base de datos), Elementos de campo ( valores sin repetición de cada fila o registro de un campo) .
En la imagen un Campo es “País Destinatario”, y sus Elementos de campo son Argentina, Brasil, España y Reino Unido. Así mismo sucede para los demás campos.
Por ejemplo si queremos hacer un Informe del importe total vendido a cada cliente por país destinatario sólo de las categorías de productos bebidas de la base de datos mostrada, procedemos de la siguiente manera:
1. Colocándonos en la primera celda de la Base de datos, vamos a la ficha Insertar, y presionamos el icono de Tabla dinámica y saldrá un cuadro de dialogo donde aparecerá por defecto el rango de nuestra información, presionamos aceptar y veremos en una hoja nueva el área donde colocaremos nuestros campos para formar el informe.
2.. Para colocar los campos dentro del informe tenemos una lista de Campos que se encontrará en la parte derecha de la hoja de cálculo, el acomodo de los campos será de acuerdo a la siguiente imagen animada.
3. Finalmente para una mejor presentación debemos usar las herramientas de Tabla dinámica que sale inmediatamente en la banda de opciones cuando se inserta la Tabla dinámica, dichas herramientas están formadas por dos fichas: Opciones y Diseño. Vea la imagen animada siguiente.
4. Siempre que cambiemos alguna información en el Origen de datos, para poder ver los resultados en la Tabla dinámica, debemos ir a la ficha Opciones, y presionar el botón Actualizar.
En una próxima entrada veremos más propiedades y herramientas de Tablas dinámicas e inclusive con sus propios gráficos, que por que cuyos valores de series provienen de una Tabla dinámica, se denominan Gráficos dinámicos.
Aprovechando estas fechas en las que se vive la fiebre del Mundial de Futbol, en esta entrada tenemos un fitxure del mundial hecho 100% en Excel. Consta de un Menú inicial de donde se puede acceder a las diferentes Tablas pos cada Grupo, además de una Tabla General de la 1ra Ronda y de un Cuadro donde se colocan los resultados de Octavos, Cuartos, Semifinal y Final.
